Pracovné cesty sú v rôznej miere nevyhnutnou súčasťou fungovania väčšiny firiem v podnikateľskom prostredí, ale aj spoločností a organizácií z iných nepodnikateľských sfér.

Každá pracovná cesta má svoje etapy života, resp. fázy, ktorými musí prejsť.

Začína to rozhodnutím o potrebe pracovnej cesty, nastavením jej základných parametrov, zabezpečením jej realizovateľnosti, a končí samotným uskutočnením pracovnej cesty, jej následnom vyhodnotení a konečnom dokladovom spracovaní.

V každej z týchto fáz sa pracovná cesta niekoho týka. Vo všeobecnosti môžeme okruh týchto subjektov, rozčleniť na: