Výrazné uľahčenie financovania cestovných výdavkov

Presne tak. Nie je to automaticky to najlacnejšie zo systému, ale je to súhrn viacerých výhod, ktoré v konečnom dôsledku, áno, prinášajú aj lepšie, prípadne najlepšie ceny. Poďme teda na základné atribúty business travel...

Najlacnejšia letenka má takmer vždy nejaké drobné písmená pod čiarou

Ak ste už niekedy podľahli reklame so super lacnými letenkami, určite by ste vedeli rozprávať historky o love tých pár kusov priamo na cudzojazyčných stránkach konkrétnych leteckých spoločností a mnohých komplikáciách už pri samotnej kúpe, či check-ine. Väčšinou je prvým prekvapením cestovateľa na vlastnú päsť náročnosť vyhľadávacích a rezervačných plug-inov. Následne po prekonaní jazykovej a technickej bariéry mnohí zistia, že najlacnejšia letenka smeruje na najvzdialenejšie letisko od centra zvolenej destinácie, čiže k sume bude potrebné vyriešiť a pripočítať transfer. V metropolách ako Barcelona či Paríž sa jednosmerný pohybuje bežne okolo 90€. Keďže často riešime transfery firemným klientom, nie je ťažké mať prehľad o rôznych lacnejších alternatívach, než je letiskové taxi. 

Okrem nekomfortnej vzdialenosti Vás však ešte môžu prekvapiť rôzne príplatky za check-in na letisku, batožinu a rôznu administratívu. Skúsený cestovateľ taktiež vie, že bez platnej kreditky sa nezaobíde ani pri kúpe leteniek, ani pri bookovaní ubytovania. Ak aj Vás zlákala superlacná letenka, pozor na takú maličkosť, akou je trvanie letu do želanej metropoly. Kým priamy let tam bežne trvá dve hodiny, v supervýhodnej ponuke môžete nájsť aj čas 22 hodín. Dobrodruhom so študentským preukazom s batohom a spacákom to môže prísť ako vítané spestretnie dobrodružnej cesty, avšak manažéra, ktorý potrebuje svoj čas stráviť efektívne zrejme predstava dvoch prestupov a 12 hodinového čakania na letisku nepoteší.  Ak chcete zveriť plánovanie svojich pracovných zahraničných ciest do rúk odborníkom, musíte mať v prvom rade jasne zodpovedanú otázku efektívnosti. 

A tu sa dostávam k tomu, pre koho vlastne business travel je. Je to vhodné len pre biznismenov? Je to drahá služba? Je to vhodné aj pre nás, ktorí do zahraničia cestujeme náhodne aj to raz za rok? Business travel je komplexný manažment predovšetkým služobných ciest. Čiže firmy, ktorých vedenie alebo zamestnanci, jednotlivci, alebo celé oddelenia cestujú do zahraničia a potrebujú nejakú formu dopravy, ubytovania, prenájom vozidla, vrátane ďalších prídavných služieb ako poistenia, víza, transfery, dokonca aj vstupenky na rôzne zahraničné podujatia, či lístky na MHD v akomkoľvek zahraničnom meste. Taktiež ľudia, ktorí cestujú len občas - športovci, lekári, živnostníci, vedci... Prečo najmä súkromná sféra? Pretože pre nich je najvýhodnejšie dostať všetky náklady na jednej jedinej faktúre a to až po zrealizovaní celej cesty. Čiže žiadne odkladanie bločkov, "cesťáky", výpisy z kreditky a pod. Len jedna faktúra a žiaden ďalší problém. Samozrejme, ak už človek, bez ohľadu na to, či je podnikateľ alebo nie, raz vyskúša business travel, moja skúsenosť je, že tieto služby využíva aj na súkromné cesty a plánovanie vlastných dovoleniek a tripov. 

Populárne vyhľadávače versus 700 živých profesionálov

Na trhu funguje niekoľko agentúr, venujúcich sa firemnému cestovaniu. My s priateľmi sme taktiež prevzali licenciu jednej svetovej značky a venujeme sa najmä firemnej klientele. Vďaka celosvetovej sieti sme spojili sily tímov v 60-tich krajinách sveta s vlastným vyhľadávacím systémom, v ktorom je možné omnoho viac, než len algorytmické vyhľadávanie. Tu je možné vyhľadávanie na mieru - letenky, iné formy dopravy, týchle prebookovanie a ubytovanie, ktoré aj bez výrazného nápisu „sale“ býva v rovnakej, alebo omnoho nižšej cene, než je uvedená v populárnych rozšírených vyhľadávačoch. Stačí zavolať kam a kedy potrebujete cestovať a ponuka príde obratom mailom. V prvom bode teda business travel šetrí čas, vymedzený na hľadanie vhodného ubytovania a dopravy, na sumarizáciu podkladov pre účtovníctvo a vyúčtovanie celej cesty. V druhom bode šetrí financie a v treťom pomáha plánovať cash flow. 

Cestovanie s nulou na účte

Áno je to tak. Pri business travel by ste nemali potrebovať žiadnu kreditku ani budget vopred na nepredvídateľné výdavky. Celú cestu máte naplánovanú od A po Z. Od letenky, cez transfer, hotel, vstupenky na akékoľvek podujatie, až po napr. lístky na miestu električku. Zvyčajne to prebieha tak, že klient obdrží e-mailom voucher na jednotlivé služby, ktorým sa preukáže a cestuje. Manažment sa tak vyhýba mnohým komplikáciám a rizikám aj pri služobných cestách zamestnancov. Na tie je určené kontaktné centrum, ktoré na zavolanie rieši každý problém, takže v prípade akéhokoľvek problému alebo zmene v zahraničí stačí jeden kontakt a všetko sa rieši na počkanie. Bez akýchkoľvek následných papierovačiek firma obdrží po zrealizovaní cesty okrem faktúry aj prehľadný report. Takto by to malo byť. Pretože business travel nemá byť len o šetrení prostriedkov a času, ale aj o číslach a vstupoch pre rozhodovanie vedúcich pracovníkov v ďalšom účtovnom období.

Čiže ak chcete, aby sa cesty prispôsobovali Vám a nie Vy im, je najvyšší čas prestať riešiť limit na kreditke, či ľadvinku s hotovosťou a skúsiť to úplne inou cestou.